Partager un document ou un dossier
PopLab intègre une fonctionnalité de partage qui vous permet de diffuser vos documents facilement, rapidement et à qui vous voulez. Voyons de plus près comment utiliser et configurer le partage de vos éléments.
Dans cet article :
Partager un document à l’aide d’un lien ou d’un code QR
Partager un document à vos élèves
Partager un document à des personnes spécifiques
Partager un dossier
Créer plusieurs partages pour un même document/dossier
Désactiver le partage d’un document ou d’un dossier
Foire aux questions
C’est l’option la plus rapide à mettre en œuvre. C’est également la manière la plus simple de partager un document à un utilisateur sans compte PopLab.
Pour créer un lien de partage :
Ouvrez le document que vous souhaitez partager.
Cliquez sur le bouton Partager ce document dans le menu d’actions latéral (il est symbolisé par une flèche pointant vers la gauche).
Ajoutez un titre de partage.
Important : l’ajout d’un titre de partage est indispensable pour pouvoir partager votre document.
Si tout se passe bien, un lien de partage est automatiquement créé. Vous pouvez alors :
copier le lien dans votre presse-papier ;
générer un code QR, pour être ouvert plus facilement sur un smartphone.
Attention : après avoir cliqué sur le bouton Partager, toute personne en possession de ce lien ou code QR pourra consulter le document partagé, sans avoir besoin de se connecter ou de créer un compte PopLab.
Pour restreindre l’accès de votre document à des personnes bien spécifiques, consultez les autres options de partage ci-dessous.
Cette fonctionnalité est réservée aux comptes PopLab enseignant. Si vous avez un compte standard ou que votre statut n’a pas encore été validé, voir la section Partager à des personnes spécifiques.
Si vous avez accès aux adresses électroniques de vos élèves, choisissez l’option Diffusez à vos élèves comme type de partage.
Dans le champ des destinataires, vous pouvez, au choix :
copier-coller les adresses de vos élèves ;
sélectionner un annuaire de contacts (découvrez comment en créer un) ;
laisser le champ des destinataires vides.
Si vous sélectionnez la dernière option, toutes les personnes qui ont accès au lien de partage pourront consulter votre document. Pour modifier ce comportement, décochez l’option « Autoriser la consultation du lien à des personnes non mentionnées ».
Dans tous les autres cas, les utilisateurs inscrits dans la liste des destinataires recevront une notification par courriel et sur PopLab (uniquement s’ils ont un compte).
Pour aller plus loin, découvrez comment :
ajouter une consigne ;
activer la fonction de discussion ;
configurer une zone de dépôt.
Si vous ne voulez pas que tout le monde puisse consulter votre document, choisissez l’option Partagez à votre communauté.
Vous êtes alors invité à préciser le public auquel vous souhaitez partager votre document :
Tout PopLab — document accessible aux utilisateurs de PopLab et dans les résultats de recherche interne à PopLab
Tout le web — document accessible à tout le monde, depuis n’importe quel navigateur, avec indexation dans les moteurs de recherche (Google, Bing, Qwant…)
Des personnes et des groupes — document accessible seulement aux utilisateurs mentionnés dans le champ des destinataires (nécessite un compte PopLab)
Après avoir cliqué sur Partager, les utilisateurs mentionnés recevront une notification par courriel contenant un lien de consultation.
Par défaut, toutes les personnes en possession du lien de partage peuvent consulter votre contenu. Pour faire en sorte que seules les personnes mentionnées puissent consulter votre document, décochez l’option « Autoriser la consultation du lien à des personnes non mentionnées ».
Vous avez ensuite la possibilité d’__ajouter un commentaire__ et d’__activer les discussions__.
Au même titre que les documents, PopLab vous permet de partager des dossiers.
Pour partager un dossier, deux possibilités :
depuis votre Labo, cliquez sur le bouton ⋮ au survol du dossier, puis sur `Partager ce dossier`;
depuis votre dossier, cliquez sur le bouton ⋮ dans le menu d’action, puis sur Partager ce dossier.
La procédure de partage de dossier est identique à celle du partage de document.
Les réglages de partage d’un dossier s’appliquent à tous les sous-dossiers et documents qu’il contient. Si vous avez défini un partage à l’échelle d’un document ou d’un sous-dossier, celui-ci est écrasé par le partage du dossier.
Pour un même document ou dossier, PopLab vous permet de définir plusieurs partages. Cette fonctionnalité peut être pratique pour :
créer une zone de discussion distincte (une pour chacune de vos classes, par exemple) ;
désactiver facilement un lien de partage pour certaines personnes seulement (un lien de consultation pour vos collègues et un autre pour vos élèves).
Pour créer un nouveau partage, vous devez avoir au préalable un partage déjà actif. Ensuite :
Cliquez sur le bouton de partage dans le menu d’action du document.
Sélectionnez Créer un nouveau partage.
Paramétrez vos options de partage en suivant les indications données dans cet article.
Désactiver le partage d’un document ou d’un dossier est possible à tout moment, et c’est très simple :
Ouvrez le document ou le dossier que vous ne souhaitez plus partager.
Rendez-vous dans le menu « Partage ».
Cliquez sur le commutateur pour passer le statut du partage en position « désactivé » (rouge).
Attention : si un utilisateur PopLab a copié un document partagé dans son Labo avant cette opération, il pourra toujours le consulter. Nous réfléchissons à l’ajout d’une option permettant d’autoriser la copie d’un document partagé.
Vérifiez que vous avez bien donné un titre à votre partage. Sans titre, le partage n’est pas possible. Remarque : le titre de partage est visible par les autres utilisateurs de PopLab.
Vérifiez que le que l’interrupteur qui pilote le la fonction partage est bien en position « activé » (vert). Il faut aussi veiller à ce qu’aucun autre type de partage ne soit sélectionné.
Dans cet article :
Partager un document à l’aide d’un lien ou d’un code QR
Partager un document à vos élèves
Partager un document à des personnes spécifiques
Partager un dossier
Créer plusieurs partages pour un même document/dossier
Désactiver le partage d’un document ou d’un dossier
Foire aux questions
Partager un document à l’aide d’un lien ou d’un code QR
C’est l’option la plus rapide à mettre en œuvre. C’est également la manière la plus simple de partager un document à un utilisateur sans compte PopLab.
Pour créer un lien de partage :
Ouvrez le document que vous souhaitez partager.
Cliquez sur le bouton Partager ce document dans le menu d’actions latéral (il est symbolisé par une flèche pointant vers la gauche).
Ajoutez un titre de partage.
Important : l’ajout d’un titre de partage est indispensable pour pouvoir partager votre document.
Si tout se passe bien, un lien de partage est automatiquement créé. Vous pouvez alors :
copier le lien dans votre presse-papier ;
générer un code QR, pour être ouvert plus facilement sur un smartphone.
Attention : après avoir cliqué sur le bouton Partager, toute personne en possession de ce lien ou code QR pourra consulter le document partagé, sans avoir besoin de se connecter ou de créer un compte PopLab.
Pour restreindre l’accès de votre document à des personnes bien spécifiques, consultez les autres options de partage ci-dessous.
Partager un document à vos élèves
Cette fonctionnalité est réservée aux comptes PopLab enseignant. Si vous avez un compte standard ou que votre statut n’a pas encore été validé, voir la section Partager à des personnes spécifiques.
Si vous avez accès aux adresses électroniques de vos élèves, choisissez l’option Diffusez à vos élèves comme type de partage.
Dans le champ des destinataires, vous pouvez, au choix :
copier-coller les adresses de vos élèves ;
sélectionner un annuaire de contacts (découvrez comment en créer un) ;
laisser le champ des destinataires vides.
Si vous sélectionnez la dernière option, toutes les personnes qui ont accès au lien de partage pourront consulter votre document. Pour modifier ce comportement, décochez l’option « Autoriser la consultation du lien à des personnes non mentionnées ».
Dans tous les autres cas, les utilisateurs inscrits dans la liste des destinataires recevront une notification par courriel et sur PopLab (uniquement s’ils ont un compte).
Pour aller plus loin, découvrez comment :
ajouter une consigne ;
activer la fonction de discussion ;
configurer une zone de dépôt.
Partager à des personnes spécifiques
Si vous ne voulez pas que tout le monde puisse consulter votre document, choisissez l’option Partagez à votre communauté.
Vous êtes alors invité à préciser le public auquel vous souhaitez partager votre document :
Tout PopLab — document accessible aux utilisateurs de PopLab et dans les résultats de recherche interne à PopLab
Tout le web — document accessible à tout le monde, depuis n’importe quel navigateur, avec indexation dans les moteurs de recherche (Google, Bing, Qwant…)
Des personnes et des groupes — document accessible seulement aux utilisateurs mentionnés dans le champ des destinataires (nécessite un compte PopLab)
Après avoir cliqué sur Partager, les utilisateurs mentionnés recevront une notification par courriel contenant un lien de consultation.
Par défaut, toutes les personnes en possession du lien de partage peuvent consulter votre contenu. Pour faire en sorte que seules les personnes mentionnées puissent consulter votre document, décochez l’option « Autoriser la consultation du lien à des personnes non mentionnées ».
Vous avez ensuite la possibilité d’__ajouter un commentaire__ et d’__activer les discussions__.
Partager un dossier
Au même titre que les documents, PopLab vous permet de partager des dossiers.
Pour partager un dossier, deux possibilités :
depuis votre Labo, cliquez sur le bouton ⋮ au survol du dossier, puis sur `Partager ce dossier`;
depuis votre dossier, cliquez sur le bouton ⋮ dans le menu d’action, puis sur Partager ce dossier.
La procédure de partage de dossier est identique à celle du partage de document.
Les réglages de partage d’un dossier s’appliquent à tous les sous-dossiers et documents qu’il contient. Si vous avez défini un partage à l’échelle d’un document ou d’un sous-dossier, celui-ci est écrasé par le partage du dossier.
Créer plusieurs partages pour un même document/dossier
Pour un même document ou dossier, PopLab vous permet de définir plusieurs partages. Cette fonctionnalité peut être pratique pour :
créer une zone de discussion distincte (une pour chacune de vos classes, par exemple) ;
désactiver facilement un lien de partage pour certaines personnes seulement (un lien de consultation pour vos collègues et un autre pour vos élèves).
Pour créer un nouveau partage, vous devez avoir au préalable un partage déjà actif. Ensuite :
Cliquez sur le bouton de partage dans le menu d’action du document.
Sélectionnez Créer un nouveau partage.
Paramétrez vos options de partage en suivant les indications données dans cet article.
Désactiver le partage d’un document ou d’un dossier
Désactiver le partage d’un document ou d’un dossier est possible à tout moment, et c’est très simple :
Ouvrez le document ou le dossier que vous ne souhaitez plus partager.
Rendez-vous dans le menu « Partage ».
Cliquez sur le commutateur pour passer le statut du partage en position « désactivé » (rouge).
Attention : si un utilisateur PopLab a copié un document partagé dans son Labo avant cette opération, il pourra toujours le consulter. Nous réfléchissons à l’ajout d’une option permettant d’autoriser la copie d’un document partagé.
Foire aux questions
Le bouton « Partager » est grisé, que faire ?
Vérifiez que vous avez bien donné un titre à votre partage. Sans titre, le partage n’est pas possible. Remarque : le titre de partage est visible par les autres utilisateurs de PopLab.
Pourquoi mon lien de partage ne fonctionne pas ?
Vérifiez que le que l’interrupteur qui pilote le la fonction partage est bien en position « activé » (vert). Il faut aussi veiller à ce qu’aucun autre type de partage ne soit sélectionné.
Mis à jour le : 12/09/2023